賃料改定交渉を成功させる申入書の書き方

申入書(ひな形)ダウンロード

申入書例

賃料改定の交渉において、借主・入居テナントの意思を明示する「申入書」は、賃料改定交渉の成功を大きく左右します。

当サイトでは、賃料交渉の効果が高まる申入書のひな型を作成しました。無料でダウンロードができますので、多くの皆様の賃料改定交渉にご活用ください。

また、賃料減額交渉が正当な理由に基づいていることを示す正当理由提示書も、同時に差し上げております

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申入書とは?

賃料減額交渉を行う際は、こちらの減額要請として、賃貸人に「賃料減額の申入書」を提出します。
申入書とは、賃貸人(オーナー)に賃料減額のお願いの旨を伝達するための書類であり、特に決まった定型のものがあるわけではなく、各社独自に作成し、提出されております。

申入書は、「賃料の減額をお願いした」という事実が書面で残るため、正式に減額依頼をしたい場合は、提出するべきです。
しかしながら、賃貸人の感情を逆なでする場合もあり、賃貸人の感情を深く読み、その状況によって提出するしないを決めた方がよいと考えます。

特に個人オーナーの中には、申入書を最初から提出されることを非常に嫌がる方もおられます。交渉事ですので、相手の感情を逆なですることなく進めるためにも、個人オーナーの場合は、申入書を提出すべきか否か、またどのタイミングで提出すべきか、どのような話をしながら提出すべきか、よくよく考えて申入書を提出しましょう。申入書の提出タイミングを誤って、トラブルになるケースも多くあります。慎重に進めてください。
ただ、オーナーが法人の場合は、減額要請を社内で検討するためにも、書面での証拠を必要としますので、書面での申入書の提出を求められます。その場合は、自社の捺印済の正式な申入書を提出してください。交渉の流れによっては、初回訪問時に正式な文章を提出せずに、後日郵送で送付するといった方法でも結構です。

申入書は、前述のように提示するタイミングも重要ですが、中身の文章もそれ相応に考え抜いた文章で作成しなくてはならず、手間のかかる作業となります。
基本的には「現在の賃料(今現在)」「減額してほしい賃料(未来)」「いつから下げてほしいのか(期間)」の3つが記載されていることがまずは必須となります。その上で、「なぜ減額してほしいのか」「自社としてはどのような努力をしているのか」といった理由づけを記載するべきであり、提示した「減額してほしい賃料」の算出ロジックを説明することも、賃貸人を納得させるためには重要となります。

申入書の文章の大きな流れは、①景況などの全体観、②対象物件の状況、③収益改善のため努力していること、④減額に対するお願い、⑤賃料や物件の条件といった5つの情報を文章で記載します。

実際にご利用いただける例を下記に記載致します。

1. 景況などの全体観

  • リーマンショックや東日本大震災により、ここ数年で経済は大きく変動いたしました。
  • ●●業界でも円高や新興国の台頭を受け、日本企業は大きく売上を減少しております。
  • ●●業界でもデフレの影響や、人口の減少を受け、大きく市場が縮小しております。
  • ●●業界でも長引く景況の悪化により、市場の減少と競争の激化で、多くの企業が倒産に追い込まれております。
  • 日本経済の長期的な低迷により、企業の売上不振、工場の海外移転等、●●需要は激減しており、●●業界にとっては厳しい状況が続いております。

2. 対象物件の状況(オフィス物件の場合は特に不要かもしれません)

  • 当該店舗に関しまして、売上・利益ともに減少し続けており、非常に厳しい経営環境となっております。
  • 当該店舗に関しまして、近隣に競合が出店したこともあり、客数が激減しており、非常に厳しい経営環境となっております。
  • お借りしております●●支店の物件に関しましても、売上の減少に伴い、オフィス賃料の負担割合が大きくのしかかっている状況です。
  • 当該物件に関しまして、契約時より●年が経過し、路線価が●%下落したことからも、マーケット賃料は大きく下がっていると考えられます。(平成18年以降の路線価はインターネットで簡単に調べられます)

3. 収益改善のため努力していること

  • 弊社としましては売上の拡大施策はもちろんのこと、本社主導によるコスト削減にも注力しており、様々な固定費の削減を進めております。
  • 当該店舗の収益改善は急務であり、徹底的なコスト削減に努めております。
  • 広告宣伝費に関しては、ROIを重視した費用対効果の高い出稿に努めており、電気代は新電力(PPS)の導入を進めるなど、様々な費目でコスト削減を実施しております。
  • 配送費や通信費、業務委託費など、様々な費目に対し、本社主導で聖域なきコスト削減を進めております。

4. 減額に対するお願い

  • 恐縮ではございますが、お借りしております●●におきましても、オーナー様には賃料改定によるご支援ご協力を賜りたく、お願い申し上げる次第でございます。
  • そのような中、たいへん心苦しいのですが、オーナー様におかれましても、収益改善のため、賃料の減額にご協力をお願い申し上げます。
  • 今後とも、お客様に支持される魅力あるビジネスを目指し、一層の経営努力をしていく所存です。賃料減額に対するご理解とご協力のほど、何卒よろしくお願い致します。

5. 賃料や物件の条件

  • 物件名:店舗名や物件のビルの名称等
  • 賃料改定希望日:賃料改定を行いたい日(その日以降、減額した賃料としてほしい日)
  • 現行賃料:現在の賃料(共益費や消費税込みなど、間違いがないようにご確認ください)
  • 改定希望賃料:減額してほしい希望の賃料(共益費や消費税にご注意ください)

また、この申入書の記載内容は、賃料減額交渉の中で賃貸人に口頭で伝える交渉内容に沿っている必要もあります。そのため、まずは、「どのように交渉を進めるか」「どういった理由で、どれだけの減額を要求するか」「賃貸人はどう考え、反論し、それに対しどう返答するか」まで深くシミュレーションした上で、申入書の文章作成に取り掛かる必要があります。

単に減額数字を書くだけの申入書でしたら、非常に簡単に作成できますが、賃料減額交渉を成功させるための申入書作成となると、頭と時間を使う作業になります。ただ、手間ではありますが、減額交渉の成功に大きな影響を与える武器となりますので、じっくり考えて作成してみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、賃料減額交渉にそのままご使用いただける申入書のサンプルを、3パターンご用意しております。下記メールフォームに、メールアドレスをご入力頂きますと、自動的に添付メールにてご希望のサンプルをお送りさせて頂きます。
サンプルが、貴社の賃料コスト削減の成功の一助になれば幸いです。

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